Slik lager du en digitalisering plan
…Og derfor bør du gjøre det
Digitalisering kan være en åpenbar vei mot å bli en bedre og mer effektiv virksomhet. Men en vellykket digitaliseringsprosess krever at man har gjort noen grunnleggende refleksjoner over hva man ønsker å oppnå gjennom prosessen på forhånd.

Mange virksomheter kan nok gjenkjenne en litt tom følelse etter å ha gått gjennom en digitaliseringsprosess, enten det er i forbindelse med implementeringen av et nytt IT-system eller etter utvikling av en app.

For hvorfor gjorde vi det egentlig? Og ga det virkelig virksomheten økt verdi?

Mål eller middel?
Disse to spørsmålene kommer til å hjemsøke mang en virksomhet som ikke gjennomgikk en grundig analyseprosess før de digitale initiativene ble satt i gang. Det sier Kenneth Andersen, Digital prosjektleder i TDC Business. Han har gjennom årene sett mange eksempler på både vellykkede og mindre vellykkede digitaliseringsprosesser.

«Kjennetegnet på de mindre vellykkede digitaliseringsprosjektene er at man ikke har hatt en klar visjon for prosjektet. Den nye tilstedeværelsen på Facebook eller utviklingen av en app har vært et mål i seg selv, «sier han.

«I vellykkede digitaliseringsprosjekt har man utnyttet IT-verktøy til for eksempelvis forbedre arbeidsflyten i dagliglivet eller for å komme opp med helt nye produktområder. Digitalisering har med andre ord vært et middel for å oppnå et mål. »

Få oversikt over prosessene
Mange virksomheter investerer i IT med det formål å erstatte manuelle prosesser med en mer automatisert arbeidsflyt. En slik omforming krever en detaljert digitalisering plan.

«En digitalisering plan er slett ikke så hårete som den høres ut», sier Kenneth Andersen. «Det handler grunnleggende om å få kontroll over hvordan man driver virksomheten i dag, og om det finnes prosesser for alle arbeidsgangene.»

«Hvis man for eksempel jobber med å legge rør i bad, kan man spørre seg om det er gode nok rutiner i forbindelse kunders feilmeldinger av utstyr, eller om virksomheten reagerer forskjellig avhengig av hvilket mannskapet som er på jobb den dagen. Man kan også spørre seg selv om det er gode nok prosesser for kjøreregistrering, timeregistrering, utleggshåndtering, fakturering, oppfølging og så videre. »

«Først når man har fått oversikt over de enkelte prosessene, kan man anslå hvor mange av disse som bør digitaliseres for å eksempelvis spare tid eller penger.»

Oversikt over kontaktflater
En av mange forskjeller mellom det å drive en virksomhet for 10 år siden i forhold til hvordan det er å drive en virksomhet i dag, er at antall kontaktflater mellom virksomhet og kunde har økt eksplosivt.

«Enten det er via post, telefon, tekstmeldinger, chat, sosiale medier eller lignende, så har virksomheter i dag en stor og viktig oppgave i å få samlet og koordinert alle kontaktflater mellom virksomhet og kunder. En digitaliseringsplan gir deg kontroll over denne oppgaven, og fungerer i dette tilfellet som en oversikt over selskapets digitale kanaler, og hvordan de bør henge sammen», sier Kenneth Andersen.

Muggflekk på veggen
Utover å øke effektiviteten og overblikket i hverdagen, kan en god digitaliseringplan også være et springbrett for å utvikle nye produkter og tjenester som kan øke verdien til virksomheten.

«Nylig oppdaget jeg en muggflekk på veggen min, så jeg ringte en snekker. Snekkeren tilbød seg å kjøre ut til meg for å se på muggflekken. Men jeg spurte om jeg ikke bare kunne sende ham et bilde av muggflekken isteden, slik at han kunne vurdere hva som måtte gjøres på langt kortere tid. På bildet kunne snekkeren se at noe var galt med en dampsperre, og sendte ut en mann som kunne reparere akkurat den skaden. »

«Tenk om snekkeren gjorde det til en fast prosess å alltid be kunden ta bilde av skaden og sende det til ham. Da ville han spart sine kunder for unødvendige besøk av håndverkere, og effektivisert sin egen hverdag. Det er et eksempel på hva som skjer når man får en digital prosess inn i tradisjonell arbeidsflyt, «avslutter Kenneth Andersen.